De inrichting van het registratiesysteem is één van de factoren die de meldingsbereidheid kunnen beïnvloeden.
De inrichting van het registratiesysteem is één van de factoren die de meldingsbereidheid kunnen beïnvloeden. Andere factoren kunt u vinden bij factoren die de meldingsbereidheid positief beïnvloeden (LIZ-model stap 1: Meldingsbereidheid).
Kenmerken van een uitnodigend registratieformulier
Bron: LIZ-literatuur bron 15
Om daadwerkelijk van incidenten te leren, dient een registratie informatie op te leveren over mogelijke oorzaken. Het is daarom aan te raden dat op het formulier expliciet aan de melder gevraagd wordt wat het incident waarschijnlijk veroorzaakt heeft. Daarnaast zit de meerwaarde van het registreren en analyseren van incidenten juist in het feit dat minder voor de hand liggende oorzaken aan het licht kunnen komen. Degenen die de incidentmeldingen registreren kunnen dit door incidenten te vergelijken, door aanvullende informatie te zoeken of door een gesprek met de melder.
Behalve over oorzaken kan de registratie van incidenten waardevolle informatie opleveren over trends (bv. toename van incidenten gerelateerd aan bepaald type medicatie) en over risicovolle situaties (bv. meer valincidenten tijdens nachtdienst).
Dit betekent dat het registreren van de context van een incident en bijna ongevallen/fouten waardevolle informatie kan opleveren voor verbeteringen.
Om te kunnen leren van incidenten verdient het de voorkeur gebruik te maken van een registratieformulier volgens de algemene minimum dataset.
1. Open het Registratieformulier ziekenhuiszorg volgens minimum dataset (PDF).
2. Open het Registratieformulier van de Nederlandse Huisartsen Genootschap voor huisartspraktijken (PDF).
De te adviseren volgorde van antwoordcategorieën is niet voor elke sector gelijk. Zo zal bijvoorbeeld de antwoordcategorie 'grensoverschrijdend gedrag' op de formulieren in de gehandicaptenzorg en geestelijke gezondheidszorg een meer prominente plek in nemen dan in de ziekenhuissector. Verder is het voor de gebruiksvriendelijkheid aan te raden om bij de gesloten vragen alleen de meeste voorkomende antwoordcategorieën op te nemen en daarnaast altijd een 'anders, namelijk' categorie 'eventueel met voorbeelden' op te nemen. Dit geldt met name voor vragen waarbij heel veel verschillende antwoorden mogelijk zijn, zoals bij de vraag 'in welke ruimte een incident heeft plaatsgevonden'.
