Secretaresse/management assistent

Het Nivel, kennis voor betere zorg

Bij het Nivel, Nederlands Instituut voor Onderzoek van de Gezondheidszorg, werken onderzoekers die kennis leveren over de gezondheidszorg in Nederland met het doel de gezondheidszorg te verbeteren (‘kennis voor betere zorg’). Dat doen we door betrouwbaar en onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek waarvan het maatschappelijk belang groot is. In de onderzoekprojecten werken we vaak samen met (internationale) onderzoekpartners. We zijn gehuisvest op een fantastische locatie in Utrecht, in de buurt van het Centraal Station. Meer weten? Bekijk de video Het Nivel in 2 minuten.

Het team

Je werkt in een klein enthousiast team met secretaresses, waarbij elke secretaresse eigen aandachtsgebieden heeft in de organisatie. Door goede onderlinge afstemming kunnen jullie elkaar moeiteloos vinden en vervangen. Elkaar met raad en daad bijstaan hoort daar natuurlijk ook bij!

Jouw werkzaamheden

• Je beheert en bewaakt de agenda’s van twee afdelingshoofden en van enkele onderzoeksprogrammaleiders. Je zorgt hierbij voor een efficiënte en effectieve tijdsindeling.
• Je prioriteert en handelt e-mails en correspondentie af, zelfstandig of in overleg.
• Je biedt secretariële ondersteuning bij de bedrijfsvoering;
• Je plant overleggen en bijeenkomsten met interne collega’s en/of externe partners en regelt daarvoor waar nodig de overleg- en vergaderfaciliteiten.
• Je regelt de logistiek rond het wetenschappelijk overleg, dat twee keer per week plaatsvindt tussen verschillende onderzoekers.
• Je verzorgt opmaak van rapporten.
• Je helpt bij de organisatie van werkgroepbijeenkomsten en evenementen, fysiek en online.
• Je bent een aanpakker met een positieve instelling, je verbindt medewerkers.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde relevante mbo+ - of hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal twee jaar ervaring op het gebied van managementondersteuning.
• Je hebt goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift).
• Je hebt ervaring met het werken met Office 365.
• Je bent nauwkeurig, proactief en je kunt gestructureerd en zelfstandig werken.
• Je bent communicatief sterk beschikt over organisatorische vaardigheden.
• Je bent integer en stressbestendig.

Wij bieden

• een tijdelijke aanstelling voor 30 tot 36 uur per week voor een periode van 12 maanden, met – afhankelijk van functioneren - uitzicht op een vaste aanstelling; 
• een salaris, binnen de opleidingseisen afhankelijk van ervaring, van minimaal € 2.659,50 en maximaal € 3.307,36 bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• een eindejaarsuitkering van 6,83%, met mogelijkheid voor uitbreiding tot 8,33%; 
• een ruime verlofregeling;
• goede faciliteiten: een laptop in bruikleen, een fijne kantoorruimte in aantrekkelijk gebouw dichtbij Centraal Station Utrecht;
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken;
• een pensioenvoorziening;
• een fiets(lease)regeling;
• een NS Business Card tegen een geringe eigen bijdrage;
• een collegiale en informele werksfeer.