Publicatie

Publicatie datum
Voorstudie voor een SMS-gebaseerd tijdsbestedingsonderzoek (TBO) onder huisartsen.
Hassel, D. van, Batenburg, R., Velden, L. van der. Voorstudie voor een SMS-gebaseerd tijdsbestedingsonderzoek (TBO) onder huisartsen. www.nivel.nl: NIVEL, 2013.
Download de PDF
Het Capaciteitsorgaan heeft het NIVEL gevraagd om de haalbaarheid te onderzoeken van een landelijk tijdsbestedingsonderzoek onder huisartsen in Nederland. Het doel van een tijdsbestedingsonderzoek is de werktijd van huisartsen, die besteed wordt aan (direct-/indirect) patiëntgebonden en niet-patiëntgebonden activiteiten, zo nauwkeurig mogelijk te meten. Hoe nauwkeuriger de tijdsbesteding van huisartsen bepaald kan worden, hoe beter de berekening van de huidige en toekomstige huisartscapaciteit in Nederland gemaakt kan worden. Dit vormt een essentiële basis voor de capaciteitsramingen van huisartsen op korte en lange termijn, en het advies over de benodigde jaarlijkse instroom in de huisartsenopleiding. Het onderzoek bestond uit drie onderdelen.

Ten eerste is een literatuurstudie (‘scoping review’) uitgevoerd. Gefocust op onderzoek dat betrekking heeft op zorgberoepen, komt hieruit naar voren dat er drie hoofdmethoden zijn voor het meten van tijdsbesteding: de observatiemethode, de dagboekmethode en de vragenlijstmethode. Na afweging van validiteit, betrouwbaarheid en toepassing op de doelgroep (huisartsen in Nederland) van de methoden, verdient de dagboekmethode de voorkeur, gecombineerd met elementen van de observatie- en vragenlijstmethode. Deze variant houdt in dat een apart systeem de respondent/huisarts at random over de dag bevraagt wat men op dat moment doet, en de antwoorden hierop zo real time mogelijk aan de respondent ‘onttrekt’ en verwerkt. In vergelijking met de traditionele methode waarin de tijdsbesteding per dag of dagdeel door de respondent zélf en achteraf wordt geregistreerd, heeft deze real time random variant het grote voordeel dat de tijdsbesteding meer valide en betrouwbaar wordt gemeten.

Ten tweede is hierop volgend een ontwerpstudie uitgevoerd. Het idee om met een apart systeem real time en op willekeurige momenten de tijdsbesteding van huisartsen te meten, werd hiermee geconcretiseerd en voor een pilotonderzoek uitgewerkt. Een belangrijk uitgangspunt hierbij was haalbaarheid; het moet passen binnen het werk van de huisarts en hen zo min mogelijk tijd kosten. Na afweging van het gebruik van een aparte device (bijv. een mobiele pieper/pager) of app op een smartphone, is gekozen voor een
SMS-systeem via de (eigen) mobiele telefoon van de huisarts. De tijdsbestedingsmeting via SMS is zo simpel mogelijk door per meting alleen de vraag te stellen: “Wat doet u nu?”, waarop vier antwoorden mogelijk zijn: (1) “niet aan het werk” (2) “direct patiëntgebonden activiteiten” (3) indirect patiëntgebonden activiteiten” (4) “niet-patiëntgebonden activiteiten”. Dit onderscheid in tijdsbestedingscategorieën is voldoende voor het meten van de huisartscapaciteit in Nederland. Om de potentiële deelnemers aan zo’n
onderzoek zo min mogelijk onnodig te belasten zijn daarnaast aanvullende SMSberichten ontworpen waarmee respondenten konden aangeven op welke tijdsblokken zij zeker niet werkzaam zijn. Uitgangspunt is dat het uitzetten van maximaal 8 SMS-jes per dag, gedurende één volledige kalenderweek, qua individuele belasting haalbaar voor de deelnemers moest zijn. Om de SMS-berichten goed te verspreiden over de dagdelen waarop zij verstuurd kunnen worden, is aangehouden dat (1) er minstens 45 minuten
tussen elk SMS-je moest zitten en (2) per tijdsblok van drie uur op een random tijdstip één SMS-bericht met een tijdsbestedingsvraag wordt verstuurd. Zo kan van te voren voor elke potentiële deelnemer aan het tijdbestedingsonderzoek een uniek SMSverzendpatroon worden gegenereerd. Tenslotte is binnen de ontwerpstudie nagedacht over een wervingsbrief, instructie en een schriftelijke voor- en na-enquête om het
tijdbestedingsonderzoek aan te vullen. Zo kunnen achtergrondgegevens van de huisartsen worden verzameld die relevant zijn voor hun tijdsbesteding in het algemeen en de potentiële ‘meetweek’. En wordt in een systeem van feedback voorzien, waarmee de deelnemers hun antwoorden op de verstuurde SMS-jes kunnen verifiëren.

Ten derde is het ontworpen SMS-gebaseerde tijdsbestedingsonderzoek voor huisartsen in praktijk getest met twee pilotstudies. Gedurende twee weken deden in totaal 14 huisartsen elk één volledige week mee aan de eerste pilot, in de periode mei/juni 2012. Daarna namen negen van deze huisartsen ook deel aan de tweede pilot, die bestond uit één meetweek in de periode augustus/september 2012. De huisartsen werden gerekruteerd uit de netwerken van het Capaciteitsorgaan en het NIVEL. Exclusief de berichten waarmee men kon aangeven of men bepaalde dagdelen zeker niet werkzaam was, ontvingen de deelnemers gedurende de meetweek gemiddeld 21 SMS-jes (eerste pilot) à 28 SMS-jes (tweede pilot) met de vraag: “Wat doet u nu?” (plus tijdsindicatie). Per dag werden dus gemiddeld 3 à 4 SMS-jes verstuurd die als actuele tijdbestedingsmeting golden. Hierop werd in de meeste gevallen binnen 10 minuten gereageerd. Technisch en organisatorisch verliepen de pilots zonder problemen. Alle SMS-jes zijn verstuurd zoals van te voren (random binnen tijdsblokken van 3 uur, met minimale tussenpozen van 45 minuten) geprogrammeerd. Alle deelnemers deden de hele meetweek mee en vulden de voor- en na-enquête volledig in.
Vooraf werd bepaald dat het succes van de pilots bepaald zou worden aan de hand van de betrouwbaarheid en haalbaarheid van het SMS-instrument. Ten aanzien van de haalbaarheid bleek dat deelname aan het onderzoek nauwelijks een belasting vormde. In de naenquête en telefonische nabelronde gaven de deelnemers aan dat het SMS-verkeer goed te verwerken was, al had men soms wat sneller willen reageren dan mogelijk was. Ook voor de onderzoekers was het monitoren van het veldwerk en de SMS-diensten (door een gespecialiseerd IT-bedrijf verzorgd) goed te doen. Ten aanzien van de betrouwbaarheid
bleek uit navraag dat de huisartsen hun antwoorden snel en zonder twijfel hebben verstuurd. Daarnaast bleek uit de na-enquête het SMS-antwoordpatroon dat de deelnemers over de meetweek hadden verstuurd, goed overeen te komen met hoe hun werkweek in werkelijkheid was verlopen.
De pilot leverde tevens eerste tijdsbestedingscijfers op. Een eerste schatting op basis van de eerste pilot was dat de gemiddelde pilotdeelnemer 47,1 uur per week aan het werk zou zijn, waarin 26,8 uur met direct patiëntgebonden activiteiten. Rekening houdend met de deeltijdfactor van deze 14 huisartsen (gemiddeld 0,83 fte) zou dit betekenen dat 1 fte huisartsencapaciteit staat voor een werkweek van gemiddeld 56,8 uur. De tweede pilot met 9 huisartsen leverde vergelijkbare uitkomsten op. Uit deze meetweek komt naar
voren dat 1 fte zou staan voor een gemiddelde werkweek van 57,2 uur. Gezien de beperkingen van beide pilots in termen van aantallen deelnemers en hun selectie, dienen deze schattingen met zeer grote voorzichtigheid te worden geïnterpreteerd. Deze uitkomsten kunnen in geen geval gegeneraliseerd worden, daarvoor zijn meer deelnemers nodig. Geschat kan worden dat voor een SMS-gebaseerd en landelijk representatief tijdsbestedingsonderzoek idealiter 1.000 huisartsen nodig zijn op een beroepsgroep van
ruim 11.000 werkzame huisartsen. Idealiter nemen deze 1.000 huisartsen ieder aan verschillende meetweken gedurende één jaar deel om zo ook met seizoenfluctuaties rekening te houden. Het realiseren van zo’n landelijk ‘uitrol’ is dan ook de toekomstige uitdaging van het ontworpen SMS-gebaseerde tijdsbestedingsonderzoek onder huisartsen in Nederland. (aut. ref.)
Gegevensverzameling
Vragen, bel of mail:
R.S. (Ronald) Batenburg
Programmaleider en bijzonder hoogleraar Arbeid en Organisatievraagstukken in de Gezondheidszorg (Radboud Universiteit)