Tool SAVE - Randvoorwaarden implementatie

Om de SAVE-methodiek zo goed mogelijk te kunnen implementeren is het gewenst om aan bepaalde randvoorwaarden worden voldoen.

Om de SAVE-methodiek zo goed mogelijk te kunnen implementeren moet de zorginstelling een projectplan opstellen waarin taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van het projectteam zijn weergegeven. Daarnaast moet een aantal randvoorwaarden gecreëerd worden. We noemen er vier. Daarnaast geven we aan aantal algemene tips voor implementatie.
 

Vinkje GoedRandvoorwaarde 1: organisatorisch
In organisatorische zin is het essentieel de volgende punten in acht te nemen:

  • Voldoende draagvlak creëren binnen de eigen organisatie is noodzakelijk bij het opstarten van het project. Zorg er dus voor dat het plan voldoende ondersteund en geaccepteerd wordt door de organisatie.
  • Betrokkenheid van het management is erg belangrijk om een nieuw project goed te kunnen implementeren.
  • Maak het project kenbaar binnen de organisatie om belemmeringen in het proces te voorkomen.
  • Beschikbaarheid van extra financiële middelen is essentieel voor het slagen van het project. Er moet bijvoorbeeld tijd beschikbaar zijn voor de eerste fase en tweede fase beoordelaars om het dossieronderzoek uit te voeren.
     

Vinkje GoedRandvoorwaarde 2: team samenstellen
Een projectteam is noodzakelijk om de methodiek binnen de organisatie op te zetten en benodigde stappen te doorlopen:. Let daarbij op het volgende:

  • Een projectleider kan de coördinatie van dit team op zich nemen.
  • Vertegenwoordiging van verschillende functies binnen het projectteam draagt bij aan het creëren van draagvlak voor het project. Als bijvoorbeeld een bestuursadviseur of kwaliteitsmanager onderdeel uitmaakt van het projectteam zorgt dat voor een korte lijn met de Raad van Bestuur.
  • Voorbeelden van functies die onderdeel kunnen uitmaken van het projectteam zijn:
    • Kwaliteitsfunctionaris
    • Adviseur Stuurgroep Kwaliteit en Veiligheid
    • Manager of locatiemanager Beleidsadviseur of bestuursadviseur
    • Arts
    • Verpleegkundige
  • Projectleden die het voortouw nemen kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan een project. Zij worden ook wel voortrekkers of ‘champions’ genoemd. Ze zijn belangrijk voor de verspreiding van het project naar de rest van de organisatie (Ilinca e.a., 2012).
     

Vinkje GoedRandvoorwaarde 3: draagvlak creëren
Voldoende draagvlak van het project binnen de organisatie is essentieel om het te kunnen laten slagen. Om een nieuw project goed te kunnen implementeren is het namelijk belangrijk dat het plan onderschreven en geaccepteerd wordt door de organisatie, en met name door degene die het project moeten gaan dragen (Grol & Wensing, 2004). Bedenk daarbij het volgende:

  • Door een multidisciplinair projectteam aan te stellen waarin de doelgroep van het project vertegenwoordigd wordt en actief betrokken is, kan een breed draagvlak gecreëerd worden (Ilinca e.a., 2012).
  • Betrokkenheid van de Raad van Bestuur bij de opzet van de methode door het belang van het project uit te dragen naar de organisatie is ook een belangrijke voorwaarde voor het slagen ervan.
     

Vinkje GoedRandvoorwaarde 4: gebruikmaken van bestaande processen
De SAVE-methodiek sluit goed aan bij initiatieven en afspraken in de verschillende sectoren.

  • GGZ: in het veiligheidsprogramma 'Veilige Zorg, ieders zorg' moeten managementsystemen zodanig worden ingericht dat kennis over veiligheid leidt tot verbetering in onder andere medicatieveiligheid en suïcidepreventie. Het geven van een norm geeft echter geen handvatten voor de weg naar die norm toe en verbeteringen in uitkomsten zijn niet direct zichtbaar voor medewerkers. De SAVE-methodiek kan dit hiaat invulling geven.
     
  • VVT: in 'Zichtbare Zorg VVT' is het doel om informatie over kwaliteit beschikbaar te stellen, te verbeteren en te actualiseren. Instellingen kunnen lessen trekken uit eventuele calamiteiten door middel van de PRISMA methode. Met de PRISMA methode wordt door een (multidisciplinair) team geanalyseerd hoe een incident of calamiteit tot stand kwam door naar eigen inzicht informatie te verzamelen (bijvoorbeeld door betrokkenen te interviewen). De SAVE-methodiek gaat nog een stap verder door informatie op een gestructureerde manier te verzamelen en een actieplan op stellen. Ervaringen met de PRISMA-methode kunnen daarbij goed van pas komen.
     
  • Ziekenhuizen: met het onderdeel dossieronderzoek kan voldaan worden aan de veiligheidsindicator van de IGZ 'Dossieronderzoek vermijdbare zorggerelateerde schade'. Bovendien biedt de verkregen sturingsinformatie handvatten om kwaliteit te monitoren en bij te sturen. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de stellingname dat de RvB de eindverantwoordelijkheid heeft voor kwaliteit en veiligheid. In veel ziekenhuizen worden necrologiebesprekingen gehouden waarbij verschillende specialismen aanwezig zijn. Door de parallellen tussen de necrologiebespreking en het multidisciplinair overleg, kunnen deze mogelijk gecombineerd zou kunnen worden. Tenslotte sluit de SAVE-methodiek ook aan bij de normen van de NIAZ accreditatie, aangezien het handvatten bied om de borging en verbetering van kwaliteit volgens de NIAZ normen te bewerkstelligen.
     

Algemene tips die bijdragen aan een succesvolle implementatie

  1. Betrokkenheid van de RvB kan bijdragen aan de participatie van artsen in verbeterprojecten (Dückers e.a., 2009).
  2. Stel een multidisciplinair projectteam samen waarin ook de functies zitten die het project moeten gaan dragen. Hun samenwerking maakt het mogelijk om processen goed te doorgronden en factoren te identificeren (Weiner e.a., 2006) en draagt bij aan het creëren van draagvlak binnen de organisatie (Ilinca e.a., 2012).
  3. Artsen en verpleegkundigen worden getraind in het beoordelen van dossiers.
  4. Er worden tijd en middelen vrijgesteld voor de beoordelaars.
  5. Het belang van de methodiek wordt voortdurend gecommuniceerd binnen de organisatie.